Good Distribution Practice (GDP)

Good Distribution Practice (GDP) adalah serangkaian prinsip dan pedoman yang ditetapkan untuk memastikan distribusi yang baik, aman, dan berkualitas dari produk pangan.  GDP merupakan bagian dari quality assurance yang berfungsi menjamin mutu dari suatu produk pada setiap tahap supply chain.  GDP mengatur kegiatan distribusi produk pangan dari produsen atau pemasok hingga ke titik akhir pengguna, termasuk transportasi, penyimpanan, dan penanganan produk. Sistem GDP merupakan sistem yang di terapkan untuk menjamin mutu dan keamanan pangan selama proses distribusi. Ada delapan hal yang menjadi bagian dari GDP, yaitu penerimaan barang, penyimpanan, kapasitas gudang, bangunan, peralatan, kendaraan, pemeliharaan bangunan, dan manajemen pengelolaan stok.
Adapun beberapa komponen dalam GDP, yaitu:

1.    Organisasi dan manajemen
GDP berfokus pada distribusi sehingga diperlukan adanya struktur organisasi managemen yang jelas, ringkas dan memiliki fungsi yang saling mendukung satu dengan yang lainnya. Kelengkapan job description yang sejalan dengan kondisi gudang dan distribusi serta kelengkapan standard operationg procedure (SOP) yang dijalankan secara konsisten akan memberikan jaminan bahwa managemen memiliki komitmen tinggi untuk memberikan kepuasan kepada pelanggan dengan sempurna.

2.    Personel
Persyaratan terhadap karyawan yang menjalankan aktifitas logistik harus disiapkan dan dipenuhi secara utuh didalam pelaksanaanya. Seorang warehousmen misalnya, harus memiliki kapabilitas untuk membaca dan menulis, pendidikan minimal SMA dan memiliki penampilan yang sopan dan bersih adalah salah satu contoh bagaimana persyaratkan terhadap seluruh level posisi disiapkan.
Setiap karyawan diberikan pelatihan, kelengkapan kerja dan penjelasan mengenai prosedur higienis karyawan, prosedur keselamatan kerja dan penjelasan penempatan.

3.    Kualitas manajemen
Jaminan kualitas managemen merupakan suatu jaminan yang diharuskan tersedia terhadap pelaksanaan aktifitas logistik. Kualitas manajemen ini mencakup:

• Struktur organisasi, prosedur, process dan sumber.
• Aktifitas yang sistematis.
• Sumber barang dan partner yang disetujui
• Aktifitas yang dapat ditelusur
• Inseksi dan sertifikasi ISO

 

4.    Gudang dan penyimpanan

• Kondisi gudang dan tempat penyimpanan adalah area yang paling banyak fokusnya didalam penerapan GDP ini; yaitu:
• Akses staf terbatas
• Kapasitas yang cukup dan terpisah
• Bersih dan rapih
• Suhu atau Kelembaban yang tercatat
• Kebersihan terjaga
• Aman dari gangguan cuaca
• Barang berbahaya : dipisahkan
• Penerangan yang cukup

 

5.    Kendaraan dan perlengkapan
Kondisi kendaraan dan peralatan pendukung logistik harus diperhatikan. Adapun item yang menjadi perhatian terkait kendaraan dan perlengkapan ini adalah:

• Adanya SOP penanganan kendaraan secara keseluruhan
• Keamanan kendaraan terhadap barang dan orang yang menggunakannya
• Kebersihan kendaraan dan tidak menimbulkan kontaminasi barang yang dibawanya
• Pest control pada kendaraan
• Bahan untuk membersihkan harus ramah lingkungan dan tidak merupakan sumber kontaminasi dengan barang yang dibawanya
• Pencatatan suhu dan perubahannya, mapping suhu dan kalibrasi suhu kendaraan
• Kapasitas yang cukup
• Adanya pemisahan untuk barang yang baik, barang return atau tolakan dan barang recall.

6.    Kontainer and Pelebelan Kontainer 
Penyediaan sarana pengemasan didalam pengiriman memerlukan perhatian penting terutama pemberian label alamat tujuan dan jenis barang agar kesalahan didalam pengiriman dapat dihindarkan. Kontainer pengiriman disyaratkan sbb:

• Adanya SOP untuk penanganan kerusakan kontainer dan dampak kontaminasi yang ditimbulkan.
• Kemasan yang digunakan harus anti kontaminasi.
• Kemasan dapat melindungi dari pengaruh cuaca luar dan mikrobiologi.
• Dilengkapi dengan label-label yang menjelaskan cara penanganan barang didalamnya.

7.    Pengiriman Barang
Pengiriman barang atau dispatching harus memiliki hal-hal sebagai berikut:

• SOP pengiriman yang jelas
• Kontrak yang jelas dengan transporter
• Data-data yang diharuskan ada: nama & alamat, tanggal keberangkatan, nama barang, quantitas dan batch number atau exp date, seluruh data tersedia sehingga memudahkan jika suatu saat harus dilakukan recall terhadap barang tersebut.

8.     Transportasi and produk dalam transit pengiriman
Jika memang pengiriman dilakukan dengan cara transit disuatu tempat, maka perusahaan harus memiliki aturan dan ketentuan didalam pelaksanaan transit barang tersebut.

• SOP - Mendapatkan informasi dari supplier atau pabrik mengenai prosedur penanganan barang didalam transportasi dan transit.
• Identitas barang tidak hilang.
• Barang tidak terkontaminasi dan mengkontaminasi barang lain.
• Barang aman dari kebocoran, kerusakan atau pencurian.
• Temperatur yang sesuai dengan standar yang disyaratkan.
• Tidak melebihi standard penyimpanan suhu maksimal yang disyaratkan.
• Menyediakan peralatan, memonitor dan mencatat kondisi-kondisi khusus yang disyaratkan.
• Barang-barang yang berbahaya harus ditangani ditempat yang berbeda, khusus dan mudah diawasi.
• Tracking kendaraan dan barang didalamnya dan keamanan personal.
• Jika diperlukan transit, harus dilakukan dengan dokumentasi yang jelas.

9.    Dokumentasi
Salah satu yang sangat identik dengan ISO 9001 adalah masalah dokumentasi. Seluruh dokumen yang digunakan baik itu berupa SOP, Working Instruksi, Form maupun catatan (Record) harus memiliki identitas yang jelas dan pencatatan perjalanan dokumen yang tercatat; yaitu

• SOP – seluruh prosedur dan dokumentasi pelaksanaan kerja harus jelas dan memiliki kejelasan nama masing-masing.
• Seluruh dokumen didistribusikan dengan tertib dan lengkap dengan jalur pembagiannya.
• Dokumentasi harus mudah untuk di klarifikasi.
• Dokumentasi harus dilengkapi dengan tandatangan pihak-pihak yang berhak dan bertanggung jawab serta memiliki kejelasan tanggal berlaku dan kadarluarsa.
• Dokumentasi tidak dapat dirubah oleh orang-orang yang tidak berhak.
• Prosedur dokumentasi harus sesuai dengan aturan lokal.
• Dokumentasi harus direview dalam periode tertentu dan update.
• Khusus untuk dokumentasi penyimpanan barang harus diselaraskan dengan aturan standar WHO atau BPOM.
• Dokumentasi untuk pencatatan suhu harus disimpan minimal 1 tahun setelah barang yang disimpan.
• Jika pencatatan suhu dilakukan dengan elektronik, diharuskan memiliki back up pencatatan secara manual

10.    Repackaging & relabelling
Repacking adalah aktifitas pengemasan kembali kemasan terkecil suatu barang. Kemasan ini dapat berubah karena adanya peraturan mempergunakan bahasa Indonesia didalam kemasannya atau memang diperlukan pergantian kemasan besar menjadi kemasan yang lebih kecil.